TOP ＞ 個人情報の取組みについて ＞ 個人情報保護規則及び細則

第1条（目的）

この規則は、京都府国民健康保険団体連合会（以下「連合会」という。）において、保険者、地方公共団体、福祉事務所、及び社会保険診療報酬支払基金（以下「保険者等」という。）、並びに保険医療機関等から連合会に提供される個人情報、その他連合会が保有する個人情報の適正な取扱いに関し、基本理念及び基本的事項を定めることにより、個人の権利利益を保護することを目的とする。

第2条（用語の意義）

この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれの当該各号に定めるところによる。

第3条（利用目的の特定及び制限）

連合会は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定しなければならない。又、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

【第2項】
連合会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。又、合併等により事業を継承することに伴い個人情報を取得した場合には、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。ただし、次の各号に掲げる場合は、本人の同意を得ずに当該個人情報を取り扱うことができる。この場合、可能な限り匿名化を行うものとする。

第4条（取得に際しての利用目的の通知等）

連合会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表しなければならない。

【第2項】
連合会は、保険者から委託を受けた業務以外で利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。

第5条（利用目的の公表）

連合会は、通常必要と考えられる個人情報の利用目的の範囲を機関誌及びホームページ等に公表するものとする。

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第6条（本人の同意及び第三者提供の制限）

連合会は、個人情報の利用目的以外の利用や第三者提供の場合には、第3条第2項各号に該当する場合及び次の各号に掲げる場合を除き本人の同意を得なければならない。

【第2項】
連合会は、前項第3号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名若しくは名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

【第3項】
連合会は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。

【第4項】
連合会は、前項第2号又は第3号に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

【第5項】
連合会は、保険者等からの委託業務の実施において保険者等から提供された個人情報について本人に同意を求める必要が生じた場合は、委託元である保険者等が当該本人の同意を求めるものとする。

第7条（適正な取得及び情報の正確性の確保）

連合会は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。

【第2項】
連合会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。

【第3項】
第1項及び前項に定めるもののほか、次の各号に掲げる個人情報の取得及び保持をしてはならない。

第8条（安全管理措置）

連合会は、その取り扱う個人データの漏えい、改ざん、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

【第2項】
前項の目的を達成するため、連合会電子計算機処理データ保護管理規程及び連合会オンライン請求システムに係るデータ保護管理規程等を定めなければならない。

【第3項】
保有する個人情報データベース等の漏えい、改ざん、滅失又はき損等の防止、電子計算機及びそのシステムの盗難、不法侵入、滅失又はき損等の防止、個人情報を含む帳票、書籍、磁気媒体等の保管、搬送、廃棄及び消去時における盗難、漏えい、改ざん、滅失又はき損からの防止、オンライン及びインターネットによる通信回線及び他の電子計算機器との接続による漏えい、改ざん、不法侵入等の防止等のためのデータ保護又は運用管理に関する要綱（マニュアル）等を必要に応じ定めなければならない。

第9条（役職員等の責務及び指導・監督）

連合会の理事、職員、嘱託職員、臨時職員及び派遣職員等、理事長の指揮命令を受けて業務に従事する全ての者（以下「役職員等」という。）は、職務上知り得た個人情報を他人に知らせ又は不当な目的に使用してはならない。又その職を退いた後も同様とする。

【第2項】
連合会は、役職員等に個人情報を取り扱わせるに当たっては、当該個人情報の安全管理が図られるよう、役職員等に対して教育及び研修を行い、必要かつ適切な指導・監督を行わなければならない。

第10条（保護委員会の設置等）

連合会は、個人情報の保護を目的として、連合会個人情報保護委員会（以下「保護委員会」という。）を設置する。

【第2項】
保護委員会は、個人情報を保護するために必要な事項について審査、審議及び調査を行い、その結果を理事長に答申又は報告する。

【第3項】
理事長は、この規則に定めるところにより個人情報が適正に取り扱われているか、その状況について保護委員会に年1回報告するものとする。

【第4項】
保護委員会は、委員9名以内で構成し、その委員は次の各号に掲げる者のうちから理事長が委嘱する。

【第5項】
委員の任期は、2年とし再選を妨げない。ただし、委員に欠員が生じた場合の補欠委員の任期は、前任者の残任期間とする。

【第6項】
委員は、その職務上知り得た個人情報を他に漏らしてはならない。又その職務を退いた後も同様とする。

【第7項】
保護委員会に委員長、及び副委員長各1名を置き、委員の互選により定める。

【第8項】
委員長は、保護委員会を代表し、会務を総理する。

【第9項】
副委員長は、委員長を補佐し、委員長に事故あるとき、又は委員長が欠員になったときは、その職務を代理する。

【第10項】
保護委員会は、委員長の要請により理事長が召集する。

【第11項】
保護委員会は、委員の過半数が出席しなければ会議を開くことができない。

【第12項】
保護委員会の議事は、出席した委員の過半数をもって決し、可否同数のときは、委員長の決するところによる。

【第13項】
保護委員会は、必要があると認めるときは、関係者の出席を求め、説明又は意見を聴くことができる。

【第14項】
委員委嘱後の最初の委員会の運営は、理事長が行う。

【第15項】
保護委員会の庶務は、連合会において処理する。

【第16項】
保護委員会の運営は、この規則に定めるもののほか必要な事項は、委員長が定める。

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第11条（結合の制限）

連合会は、個人情報を処理するにあたって、他の機関及び団体と通信回線による電子計算機組織の結合をする場合は、あらかじめ保護委員会に諮問しなければならない。ただし、法令に基づき結合を必要とする場合は、速やかに保護委員会に報告するものとする。

第12条（委託の制限等）

連合会は、個人情報の取扱の全部又は一部を委託する場合は、法令の定めによる場合を除き、あらかじめ保護委員会に諮問しなければならない。

【第2項】
連合会は、個人情報の処理を委託する場合は、その委託業務の遂行に必要な範囲の情報に限って提供し、委託契約書等において次の各号に掲げる事項について、条件を付さなければならない。

第13条（委託先の監督）

連合会は、個人データの取扱の全部又は一部を委託する場合は、委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

第14条（個人データの漏えい等問題が発生した場合の措置及び二次被害の防止）

個人データの漏えい等問題が発生した場合は、早急に事実関係を調査し原因及び問題点を整理・分析し、二次被害の防止、類似事案の発生回避等のため、個人情報の保護に配慮しつつ、可能な限り事実関係を公表するとともに、京都府に速やかに報告するものとする。

第15条（保有個人データの開示）

連合会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示（当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）を求められたときは、本人に対し、書面の交付による方法（開示の求めを行った者が同意した方法があるときは、当該方法。）により遅滞なく、当該保有個人データを開示しなければならない。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。

【第2項】
連合会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

【第3項】
他の法令の規定により、保有個人データの開示について定めがある場合には、当該法令の規定による。

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第16条（訂正等又は、利用停止等）

本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という。）を求められた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続きが定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく、必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。

【第2項】
本人から、当該本人が識別される保有個人データが第3条の規定に違反して取り扱われているという理由又は第7条第1項又は第3項の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去（以下この条において「利用停止等」という。）を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行わなければならない。ただし、利用停止等に多額の費用を要する場合など当該措置を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

【第3項】
第1項の訂正等及び、前項の利用停止等の措置について、次の各号に掲げる場合には、これらの措置を行わないものとする。

【第4項】
連合会は、前各項の規定に基づき求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等又は、利用停止等行ったとき又は、訂正等又は、利用停止等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

第17条（開示等手続き）

第15条第1項、第16条第1項及び第2項の規定による求め（以下この条において「開示等の請求」という。）をしようとする者は、次に掲げる事項を記載した開示等の請求書面（以下「開示等請求書」という。）を理事長に提出しなければならない。この場合、開示等請求書の受付窓口は、総務部総務課とする。

【第2項】
開示等の請求をしようとする者は、理事長に対して、自己が当該開示等の請求に係る個人情報の本人であることを証明するため、理事長が定めるものを提出し又は、提示しなければならない。

【第3項】
次の各号に定める代理人は、開示等の請求をすることができる。この場合、代理人は、開示等請求書に第1項に掲げる事項のほか、代理人の氏名及び住所を記載しなければならない。さらに代理人は、理事長に対して代理人の資格及び代理人本人であることを証明するため、理事長が定めるものを提出し又は提示しなければならない。

第18条（手数料）

第4条の規定による利用目的の通知又は、第15条第1項の規定による開示を求められたときは、当該措置の実施に関し、手数料を徴収することができる。

第19条（理由の説明）

連合会は、第4条、第15条第2項及び第16条第4項の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。

第20条（苦情の処理）

個人情報の取扱に関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

【第2項】
前項の措置に関する体制その他必要な事項は、理事長が別に定める。

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第21条（保護委員会への報告）

連合会は、第15条の開示、第16条の訂正等又は利用停止等、第19条の理由の説明及び、第20条の苦情の処理を行った場合は、第10条第3項に基づき保護委員会に報告するものとする。

第22条（規則の改正等）

この規則を改正又は廃止する場合は、あらかじめ保護委員会に諮問しなければならない。

第23条（規則違反等の対処・処分等）

連合会は、個人データの漏えい及び改ざんが生じた場合並びに、それらが生じるおそれがある場合には、次の各号に掲げる事項について速やかに適切な対処をしなければならない。

第24条（委任）

この規則の施行に関し必要な事項は、理事長が別に定める。

附　則

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第1条（保有している個人情報）

京都府国民健康保険団体連合会（以下「連合会」という。）が保有している個人情報の主なものは、別表第1（保有している個人情報例）のとおりである。（利用目的・範囲）

第2条（利用目的・範囲）

連合会が通常の業務で想定される個人情報の主な利用目的及び利用範囲は、別表第2（利用目的及び利用範囲例）のとおりである

第3条（公表）

連合会個人情報の保護に関する規則（以下「保護規則」という。）、プライバシーポリシー及び、第1条の保有している個人情報の主なもの（別表第1）並びに、前条の個人情報の主な利用目的及び利用範囲（別表第2）は、機関誌及びホームページへの掲載、又は、パンフレットの配布等で公表しなければならない。

第4条（個人情報取扱窓口）

連合会における個人情報の安全管理計画の立案、開示･訂正･利用停止等、公表、相談･苦情への対応及び受付窓口は、連合会総務部総務課とする。

第5条（匿名化）

個人情報の第三者への通知、共同利用及び研修等で利用する場合には、利用目的を阻害しない範囲で可能な限り匿名化を図らなければならない。

【第2項】
前項の匿名化に当たっては、氏名、生年月日、住所、性別、履歴等を切り取る等削除するか又は、黒色で塗り潰し目視はもちろんのこと透かしても判明しないようにしなければならない。

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第6条（研修）

連合会は、個人情報データ内容の正確性･最新性の確保及び、個人情報の保護が確保されるように、そのためのルールの策定並びに、データ管理の技術向上のため役職員の研修を実施しなければならない。

第7条（委託先の監督）

委託先の監督は、毎年委託先から個人情報保護に対する状況報告書を提出させたうえ、所管部長が立ち入り調査を行わなければならない。更に随時又は、必要に応じ委託先が適正かつ正確に個人情報を取扱っているか否か調査･監督しなければならない。

第8条（開示請求の方法等）

開示請求に係る保護規則第17条第1項第3号の理事長が定める事項は、次に掲げるものとする。

【第2項】
開示請求に係る保護規則第17条第1項の開示等請求書は、第1号様式（1-1開示用）によるものとする。

【第3項】
連合会は、開示等請求書に形式上の不備があると認めるときは、開示等請求した者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合連合会は、開示等請求した者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。

第9条（本人等の証明に必要な書類）

保護規則第17条第2項に規定する理事長が定めるものは、運転免許証、旅券その他官公署の発行した資格証書等で理事長が適当と認める書類とする。

【第2項】
保護規則第17条第3項に規定する理事長が定めるものは、次の各号の場合の区分に応じ、当該各号に定める書類とする。

第10条（開示等の決定期限）

開示等決定は、開示等請求のあった日の翌日から起算して14日以内にしなければならない。ただし、第8条第3項の規定により補正を求めたときは、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

【第2項】
連合会は、事務処理上の困難その他正当な理由により前項の期間内に開示等決定をすることができないときは、速やかに、開示等請求した者に対し、その旨及び延長する理由並びに期間を文書により通知しなければならない。

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第11条（開示手数料等）

保護規則第18条に規定する手数料の額は、保護規則第15条第1項の規定による開示について2,000円とする。

【第2項】
開示請求をしようとする者は、開示等請求書に前項の手数料の領収書を添付又は、提示しなければならない。ただし、提示の場合は、提示の内容を確認した後写しを撮らなければならない。

【第3項】
開示等請求書において、写しの郵送の方法を希望する者には、開示等書面を極秘･親展、かつ着払い書留郵便扱いで交付しなければならない。

第12条（訂正等請求の方法等）

訂正等請求に係る保護規則第17条第1項第3号の理事長が定める事項は、次に掲げるものとする。

【第2項】
訂正等請求に係る保護規則第17条第1項の開示等請求書は、第1号様式（1-2訂正等用）によるものとする。

第13条（利用停止等請求の方法等）

利用停止等請求に係る保護規則第17条第1項第3号の理事長が定める事項は、次に掲げるものとする。

【第2項】
利用停止等請求に係る保護規則第17条第1項の開示等請求書は、第1号様式（1-3利用停止等用）によるものとする。

第14条（開示等決定通知書等）

保護規則第15条第2項、及び同第16条第4項の規定による通知は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める通知書により行うものとする。この場合第11条第3項規定の場合を除き、通知書を郵送する場合は普通郵便で、全て極秘・親展扱いとする。

第15条（開示等請求の拒否）

保護規則第17条第1項の開示等の請求に対し、当該開示等請求に係る個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、他人の人権侵害や利益侵害となる場合及び他の法令に違反する場合、並びに国連合会等の業務の適正な執行に著しく支障をきたすおそれがある場合等の個人情報（以下「不開示情報」という。）を開示等することとなるときは、この場合当該個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示請求等を拒否するものとする。

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第16条（利用目的の通知・公表）

連合会は、保護規則第4条第1項に規定する利用目的の通知及び同条第2項に規定する変更された利用目的の通知については、利用目的並びに利用範囲を書面で通知するものとする。

【第2項】
前項の新たに取得した個人情報及び変更された利用目的が、その後通常の業務で継続して利用する場合には、別表第1及び別表第2を速やかに追加若しくは、変更しなければならない。

第17条（死亡した者の個人の情報）

保護規則上個人情報は、生存する個人情報に限定されているが、連合会の業務の性格から、死亡した個人の情報を保存している場合が多く、この死亡した個人の情報も漏えい、滅失及びき損等の防止のため生存する個人情報と同様に、安全管理に努めなければならない。

【附　則】
この施行細則は、平成18年10月1日から施行する。

別表第1（保有している個人情報例）

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別表第2（利用目的及び利用範囲例）

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【第1号様式（保護規則第17条及び細則第8条関係】

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